Wie plant man einen Road Trip mit Exel?

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Wie plant man einen Road Trip mit Exel?

Bei der Planung eines Road Trips planen wir oft die Route ein paar mal um oder ganz neu. Da werden Hotels oder Campingplätze raus gesucht, Strecken berechnet, Fahrtzeiten studiert und natürlich auch ein Auge auf die Kosten geworfen.

Um uns das Leben hier ein wenig einfacher zu machen, arbeiten wir seit einiger Zeit mit einer Excel-Tabelle, welche ich euch hier zeigen möchte. Am Ende des Beitrages könnt ihr die Tabelle auch downloaden.

Trip- und Kostenplanung mit Excel

Trip- und Kostenplanung mit Excel

Flugpreise

Schauen wir uns die Tabelle mal an. Grün eingefärbt sind die Zeilen für den Hin- und Rückflug. Wir geben dabei natürlich nur einmal den Gesamtpreis ein, wenn die Reise zusammen bei einer Gesellschaft gebucht wurde.

Die Zeilen und Spalten in der Mitte sind die Planung des Road Trips. In den ersten Spalten finden sich die Tage mit Datum. Das bietet einen schönen Überblick, vor allem um die Wochenenden im Auge zu haben. In Las Vegas z.B. sind Hotels am Wochenende wesentlich teurer als unter der Woche.

Planung der Fahrtstrecken

In den beiden nächsten Spalten werden die geplanten Meilen eingegeben, die man an dem entsprechenden Tag fahren will oder möchte. Die Umrechnung in Kilometer erfolgt automatisch. Die Meilen findet man ja einfach über Google Maps oder andere Kartenprogramme heraus. Ich rechne aber immer gerne noch 10-20% oben drauf. Das kommt der Realität dann sehr nahe. Man fährt doch immer mal Umwege oder besichtigt Dinge, die man vor dem Urlaub nicht auf dem Schirm hatte.

Die beiden nächsten Spalten dienen als Notiz, ob es sich um einen Tag auf der Straße oder einen Tag mit Sightseeing handelt. Dazu werden einige Dinge notiert, die man sich anschauen will. Wobei wir für die Details dazu noch weitere Listen haben, meist in Evernote geführt.

Übernachtungen

Die letzten Spalten drehen sich um die Übernachtung an dem Tag. In welchen Ort, in welchem Hotel, die Kosten für das Zimmer und natürlich die Adresse des Hotels. Ihr seht in dem Beispiel auch einige Fragezeichnen. Das sind Tage, wo wir uns noch nicht festgelegt haben, wo wir übernachten wollen. Die Hotels suchen wir dann dort, in dem Ort, wo wir bleiben wollen.

Im unteren Bereich der Tabelle werden die Kosten zusammen gefasst.

Kosten für Auto und Benzin

Links unten wird der Preis für den Mietwagen und sein Verbrauch eingetragen. Den Verbrauch findet man entweder bei der Leihwagenfirma oder man schaut einfach mal auf die Seiten der Fahrzeughersteller in den USA, die müssen den Verbrauch bei ihren Angeboten angeben. Der Verbrauch wird übrigens in MPG angegeben, als in Meilen pro Gallone. Bei Wohnmobilen könnt ihr zwischen 8 und 9,5 MPG rechnen – mehr schaffen die wirklich nicht.

Weiter könnt ihr den Benzinpreis eingeben, der im Moment in der geplanten Region zu erwarten ist. Die Preise findet ihr bei der U.S. Energy Information Administration.

Die Treibstoffkosten sollte man bei der Planung nicht unterschätzen, vor allen nicht, wenn man mit dem Wohnmobil unterwegs ist.

Gesamtkosten

Die errechneten Benzinkosten erscheinen dann automatisch im rechten, unteren Bereich der Tabelle, bei den restlichen Summen. So ergibt sich am Ende eine Gesamtsumme, die ihr für die Reise einplanen solltet. Die Preise in der Tabelle sind alle in Dollar angegeben, da die Kosten in dieser Währung bezahlt werden. Ganz unten rechts erfolgt dann die Umrechnung in Euro, wo die Formel dann zum Zeitpunkt der Reise an den aktuellen Wechselkurs angepasst werden muss.

Download

Trip- und Kostenplanung - Excel
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Details

Die Tabelle ist in der Datei für US-Dollar und Meilen eingerichtet, also auf einen USA-Urlaub ausgerichtet. Durch Änderung der Umrechnungen und Werte lässt sich die Tabelle natürlich auch an andere Länder und Regionen anpassen.

Kommentare und Anregungen sind, wie immer, sehr gerne gesehen.

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14 Kommentare

  1. Zypresse 28. August 2014 um 21:36 Uhr - Antworten

    Boah ey – diese Liste ist ja der Hammer. Ich habe auch eine Excel Tabelle – aber so perfekt ist meine Planung dann doch nicht. Werde Eure Tabelle jetzt aber mal herunter laden und für die Planung der übernächsten Reise ausprobieren. Für die nächste Tour kommt sie zu spät – nächste Woche geht es los nach Washington, DC.

    • Thomas Jansen 28. August 2014 um 21:40 Uhr - Antworten

      Ui, Washington, cool! Dann wünsche ich schon mal einen schönen Urlaub und freue mich auf die Berichte.

      Schön, das die Tabelle gefällt. Bin schon gespannt, ob sie euch bei der Planung für den späteren Urlaub helfen wird.

      LG Thomas

  2. maTTes 28. August 2014 um 23:29 Uhr - Antworten

    es schreit ja förmlich nach einer Blogparade „Wie plant ihr eure Reisen“ 🙂

    Ich plane seit einiger Zeit bzw. seit einigen Reisen nur noch mit Google Drive bzw. den dort befindlichen Apps für Doks und Sheets.
    Sheets zum Berechnen sämtlicher Kosten,
    die Doks zum Planen der Route.
    Wenn ich endlich mal mit meinem Reisebericht fertig bin, werde ich da auch noch etwas zu schreiben 🙂

    • Thomas Jansen 28. August 2014 um 23:39 Uhr - Antworten

      Hi Mattes,

      da bin ich mal gespannt. Dein Reisebericht ist ja bereits bei Tag 12… da kommen vermutlich noch ein paar, oder?

      Die Idee, über das Thema mal eine Blogparade zu machen ist nicht schlecht. Vielleicht mal im Winter. Oder, wenn Du die machen möchtest, leg los! 😉

      LG Thomas

      • maTTes 29. August 2014 um 7:57 Uhr

        Es kommen noch 13, 14 und 15.
        Und noch eine Nachlese und Zusammenfassung mit Statistiken 🙂

        Ach ich weiß nicht, ich glaube für eine eigene Blogparade ist die Reichweite zu klein.

      • Thomas Jansen 29. August 2014 um 8:14 Uhr

        Hi Mattes,

        naja, die Blogparade steigert die Reichweite aber auch stark. Na, schaun mer mal.

        Ich freue mich jetzt erst mal auf Deine weiteren Reiseberichte.

        LG Thomas

  3. Ulrike vom Bambooblog 29. August 2014 um 23:18 Uhr - Antworten

    Hi,
    plane ja nun meine nächste Reise nach China (und schreibe auch drüber). Die liste sieht etwas kompliziert aus. Wir haben beim Reiseveranstalter etwas anders gearbeitet.
    Trotzdem: interessant.
    LG
    Ulrike

    • Thomas Jansen 30. August 2014 um 1:05 Uhr - Antworten

      Huhu,

      hm, ich komme gut mit klar. Eine andere, einfachere, bessere Lösung würde mich aber immer interessieren. Vielleicht ist die Idee, da mal eine Blogparade drüber zu machen wirklich nicht schlecht.

      LG Thomas

  4. Benjamin 30. August 2014 um 22:32 Uhr - Antworten

    So eine Excelliste ist natürlich super, ich habe die Daten immer per Hand gepflegt bei der letzten Rundreise. Mit den km kann ich mir als deutscher natürlich auch mehr vorstellen als unter Meilen und die Entfernung besser einschätzen.
    Wenn die Planung aktuell ist 😉 freue ich mich auch schon auf deine Reiseberichte. Wir waren letztes Jahr auch in Boston und Bar Harbor und fanden es sehr schön.

    • Thomas Jansen 30. August 2014 um 22:48 Uhr - Antworten

      Hi,

      auf Bar Harbor freue ich mich auch riesig. Habe schon so viele schöne Eindrücke davon im Netz gefunden…

      LG Thomas

  5. Neueinfo 14. September 2014 um 18:03 Uhr - Antworten

    Super Sache mit dem Reisekostenplaner.
    Danke für den Download und Grüße zum Kommentartag!

  6. Nicole 8. April 2016 um 22:21 Uhr - Antworten

    Hallo Thomas, deine Tabelle ist ja echt super, euer Muster mit euren Daten habe ich mir auch angeschaut und wollte dann die 2te Datei öffnen, um selber meine Planung einzutragen, aber leider kann ich sie nicht öffnen 🙁 Aber versuche sie in meine Liste zu übertragen.

    • Thomas Jansen 8. April 2016 um 22:25 Uhr - Antworten

      Hi Nicole,

      ich bin gerade verwirrt. Welche zweite Tabelle bzw. Datei? Da ist nur eine Datei in der ZIP-Datei, mit unseren Mustedaten. Diese einfach raus löschen und dann mit den eigen Daten befüllen.

      LG Thomas

      • Nicole 8. April 2016 um 23:35 Uhr

        Ah ok, dachte da wäre noch eine 2te leere Tabelle. Wenn ich in den ZIP-Ordner gehe ist das erste Muster mit 12kb und noch ein Ordner, wo noch ein Muster mit 1 kb drin ist. Aber dann ist gut, dann werd ich das so machen, wie du gesagt hast. Danke 🙂

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